Pourquoi conserver les documents administratifs ?

La plupart des documents administratifs amassés au fil du temps peuvent s’avérer utiles un jour ou l'autre dans la mesure où ils constituent notamment des éléments permettant de prouver l’existence d’un droit ou de démontrer sa bonne foi en cas de litige.

Les délais de conservation varient selon la nature des pièces. Ils sontconditionnés à la durée durant laquelle une action en justice peut être engagée par ou contre le détenteur de ces documents. Depuis 2008, le délai de conservation des documents a été ramené à 5 ans. Mais il existe de nombreuses exceptions.

Document à conserver à vie

Les documents liés aux questions familiales doivent être conservés de façon permanente. C'est notamment le cas pour les actes d'état civil, les jugements de divorce ou les jugements d'adoption, les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs), des testaments et règlement de succession ainsi que les livrets de famille et diplômes et du livret militaire.

Document à conserver temporairement

Assurances : les contrats d’assurance habitation et leurs avenants avenants sont à garder 10 ans après la résiliation du contrat. Si l’assuré est impliqué dans un sinistre ayant provoqué des dommages corporels graves, les documents afférents sont à conserver à vie. Les bénéficiaires d’un contrat d’assurance-vie doivent le conserver 10 ans dès lors qu’ils ont connaissance du contrat.

Logement : avis d’échéance, quittances et courriers de résiliation sont à conserver durant 2 ans avant recyclage dans une poubelle. Les baux, états des lieux d'entrée et de sortie, relevés de charges, quittances de loyer, factures des travaux d'entretien réalisés et actes de cautionnement sont à conserver 5 ans après la fin du bail. Pour les propriétaires, le titre de propriété est à garder jusqu'à la vente des biens ainsi que les documents notariés attestant d'une servitude de passage sur une parcelle voisine. En habitation collective, les règlements de copropriété, procès-verbaux des assemblées générales sont aussi à archiver jusqu'à la vente du bien. En revanche, les appels de charges, justificatifs de paiement, courrier du syndicat peuvent être jetés au bout de 10 ans. Les certificats de ramonage sont à conserver au moins 1 an.

Attention : les factures afférentes aux travaux couverts par une garantie décennale (construction, gros oeuvre) sont à garder durant le même laps de temps (10 ans).

Véhicule : la facture d'achat d’un véhicule et le certificat d’immatriculation (ex carte grise) sont à garder jusqu’à la cession à un nouveau propriétaire. Il est conseillé de conserver les factures de réparation de façon à prouver que le véhicule a été bien entretenu lors d’une éventuelle cession. Les forfaits post-stationnement (contraventions) doivent être mises de côté 1 an, voire 3 ans si l’infraction sanctionnée constitue un délit (par exemple récidive d’un grand excès de vitesse).

Banque : la durée de conservation des relevés de compte, des talons et des bordereaux de remise de chèques est de 5 ans. Celle des facturettes des cartes bancaires et justificatifs de retraits dans les DAB, de 1 an. Même durée de conservation pour les éléments relatifs à un compte bancaire clôturé. Les chèques peuvent être conservés durant 1 an et 8 jours. Au delà de ce délai, ils ne peuvent plus être encaissés sur un compte bancaire.

Crédits : les justificatifs de prêts à la consommation ou de crédit immobilier sont à conserver 2 ans après le paiement de la dernière échéance.

Factures : le délai moyen de conservation de justificatifs attestant des paiements est de 2 ans qu’il s’agisse de travaux, d’un déménagement, d’une facture de gaz, d’électricité. Les factures d’eau sont à conserver entre 2 et 4 ans. 4 ans si le fournisseur est un organisme public ou parapublic (régie), 2 ans s’il s’agit d’un opérateur privé.

Téléphonie : en ce qui concerne le téléphone et internet la période de conservation est réduite à 1 an.

Achat : la durée de conservation des factures correspond a minima à celle de la garantie. Pour les biens semi-durables ou durables (bijoux, meubles, etc.), les factures sont à conserver sans prescriptions réelles, car elles seront à produire en cas de sinistre ou de cambriolage.

Impôts et taxes : les documents relatifs à l'impôt sur le revenu sont à garder 4 ans, durée qui correspond au délai de prescription (fin de la 3ème année suivant celle où l'imposition est due).

Attention : pour l'impôt 2019 sur les revenus de 2018, le délai de reprise du Fisc court jusqu’à la fin de la 4ème année. L'administration peut donc réclamer un supplément d'impôt jusqu'au 31 décembre 2022.

De même, les rôles de taxe d'habitation et de taxe foncière sont à garder 4 ans. Les documents relatifs aux droits de donation, de succession et à l’IFI sont à conserver 7 ans.

Prestations familiales : les bulletins de versement des prestations familiales se conservent 3 ans.

Retraite : les bulletins de salaire, relevés individuels de situation et les points de retraite complémentaires sont à conserver jusqu'à la liquidation des droits. Le reçu pour solde de tout compte est à garder 6 mois, délai au-delà duquel il ne peut plus être contesté. Par la suite, la notification des retraites et des pensions de réversion sont à conserver de façon viagère.

Attention : les attestations Assedic ou de Pôle emploi sont à conserver, car elles entrent dans le cadre du calcul des droits à la retraite.

Santé : les ordonnances sont à conserver pendant 1 an, 3 ans pour celles concernant des lunettes. Les décomptes des remboursements de la Sécurité socialesont à archiver durant 24 mois.

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Conservation des documents : comment s’y repérer ?

Il est généralement conseillé de conserver ses papiers administratifs et documents en le regroupant par genre (ex : impôts, famille, etc.) puis en les plaçant dans des pochettes de couleur correspondant chacune à un thème. Grâce à Internet, il est possible de conserver les documents essentiels de façon dématérialisée dans un espace personnel, en ligne, ou en les archivant sur un ordinateur (avec sauvegarde sur un disque dur externe). Les documents dématérialisés ont la même valeur légale que les versions physiques. S’ils sont sauvegardés en ligne, ils seront mieux préservés en cas de sinistre : inondation, incendie, etc.

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